Le recrutement au Vietnam commence souvent avant qu’une entreprise étrangère soit prête à créer une entité locale.
Une entreprise peut avoir besoin d’un premier commercial, d’un coordinateur sourcing, d’un assistant projet ou d’un contact local sur le marché avant de s’engager dans l’ouverture d’un bureau complet. Le besoin est opérationnel, mais la structure à mettre en place n’est pas toujours évidente.
Qui signe le contrat de travail ? Comment la paie est-elle traitée ? L’entreprise peut-elle recruter localement sans entité au Vietnam ? Comment organiser la fiscalité, les assurances sociales, les permis de travail et la conformité en matière d’emploi ?
C’est dans ce contexte que le portage salarial (ou Employer of Record – EOR en anglais) peut être utile.
Au Vietnam, ce modèle permet aux entreprises internationales d’embaucher des salariés via une structure d’emploi locale pendant qu’elles testent le marché ou préparent une présence plus durable. Bien utilisé, il réduit les frictions au démarrage. Utilisé sans plan clair, il peut créer de la confusion par la suite.
La vraie question n’est donc pas seulement de savoir si une entreprise peut recruter quelqu’un au Vietnam avant de créer sa propre entité. La question la plus importante est de savoir si cette structure d’emploi correspond à son stade de développement, à son niveau de risque et à son plan de long terme.
Ce que signifie un portage salarial au Vietnam
Un portage salarial est un schéma de recrutement via lequel organisation locale qui devient l’employeur légal d’un salarié pour le compte d’une entreprise étrangère.
En pratique, cela signifie que le partenaire d’emploi local signe le contrat de travail, traite la paie, prend en charge les obligations légales liées à l’emploi et assure une partie de l’administration RH. L’entreprise étrangère continue, de son côté, à piloter le travail du salarié, ses missions, sa ligne hiérarchique et ses objectifs de performance.
Cette répartition est essentielle. Le partenaire local porte la structure d’emploi. L’entreprise étrangère pilote la relation business.
Ce dispositif peut être utile lorsqu’une entreprise étrangère souhaite recruter au Vietnam, mais ne dispose pas encore d’une entité juridique dans le pays. Sans cette option, l’entreprise fait généralement face à un choix difficile. Elle peut créer une société au Vietnam avant de recruter. Elle peut travailler avec des prestataires indépendants. Ou elle peut repousser le recrutement jusqu’à ce que le marché soit plus clair.
Chaque option implique des arbitrages.
Créer une entité locale donne à l’entreprise un contrôle direct, mais cela prend du temps et entraîne des obligations continues. Recruter des indépendants peut sembler plus simple au départ, mais devient risqué si la personne travaille dans les faits comme un salarié à temps plein, suit les instructions de l’entreprise, utilise ses systèmes, reporte à un manager et dépend principalement d’un seul client. Reporter le recrutement peut réduire la pression en matière de conformité, mais ralentir l’entrée sur le marché.
Une structure d’emploi locale se situe entre ces options.
Elle donne à l’entreprise un moyen de recruter localement tout en gardant une structure relativement légère. Par exemple, une entreprise européenne qui explore le Vietnam peut utiliser ce dispositif pour recruter un responsable du développement commercial local lors d’une première phase. Un fabricant étranger peut recruter un coordinateur sourcing avant de décider s’il doit ouvrir un bureau de représentation ou une filiale. Une équipe régionale peut utiliser ce modèle pour tester si le Vietnam peut soutenir une opération plus durable.
Cette structure ne supprime toutefois pas la nécessité d’une bonne planification en matière d’emploi.
Le Vietnam dispose de ses propres règles concernant les contrats de travail, le paiement des salaires, les assurances sociales, l’impôt sur le revenu des personnes physiques, les congés, la rupture du contrat et les permis de travail pour les étrangers. Si le salarié est un ressortissant étranger travaillant au Vietnam, les exigences liées au permis de travail peuvent également devoir être examinées.
C’est pourquoi les entreprises ne doivent pas considérer ce modèle comme un simple moyen d’« embaucher sans société ». Une meilleure manière de le comprendre est la suivante : il offre aux entreprises étrangères un cadre d’emploi local conforme pendant qu’elles décident jusqu’où elles souhaitent aller au Vietnam.
Fonctionnement habituel d’une structure d’emploi locale
En pratique, ce type de dispositif de recrutement suit généralement un processus clair.
L’entreprise étrangère commence par définir le poste. Cela inclut l’intitulé, les responsabilités, la ligne hiérarchique, la fourchette de salaire, les avantages, le lieu de travail et le mode d’organisation : à distance, depuis un bureau local ou sur le terrain.
Cette étape compte, car la structure d’emploi doit correspondre à la réalité du poste, et non à la simple étiquette que l’entreprise souhaite lui donner. Un responsable du développement commercial, un coordinateur sourcing, un assistant projet et un représentant local peuvent chacun impliquer des attentes, des documents et des modes de pilotage différents.
Le partenaire d’emploi local examine ensuite le poste et la structure envisagée. Le prestataire vérifie comment le rôle doit être contractualisé, quelles obligations locales s’appliquent et s’il existe des points particuliers à anticiper, comme la période d’essai, le contrat à durée déterminée, les exigences de permis de travail ou les cotisations d’assurance obligatoires.
Le prestataire signe ensuite le contrat de travail avec le salarié. Il devient l’employeur légal au Vietnam, tandis que l’entreprise étrangère pilote les missions quotidiennes, les KPI, les priorités business et la communication.
Cette répartition des responsabilités doit être claire dès le départ. Le salarié doit savoir qui prend en charge les sujets RH et qui pilote sa performance au travail. L’entreprise étrangère doit également comprendre quels sujets doivent être traités en interne et lesquels doivent passer par le partenaire d’emploi local.
Le salarié est ensuite intégré. Cette phase peut inclure la collecte des documents personnels, la mise en place des informations nécessaires à la paie, l’explication des règles de congés, la confirmation des avantages et l’alignement des procédures de travail avec les systèmes internes de l’entreprise étrangère.
Pour le salarié, l’expérience doit rester structurée et professionnelle. Même si l’entreprise teste encore le marché, la relation de travail ne doit pas donner l’impression d’être informelle ou provisoire.
Le prestataire assure ensuite la paie mensuelle et l’administration liée à l’emploi. Cela inclut généralement le paiement du salaire, les bulletins de paie, la retenue de l’impôt sur le revenu des personnes physiques, les cotisations d’assurance obligatoires lorsqu’elles s’appliquent, le suivi des congés et la documentation liée à l’emploi.
L’entreprise étrangère reçoit des reportings et un détail des coûts lui permettant de suivre le salaire, les coûts légaux et les frais de service.
Enfin, le partenaire local continue d’accompagner la relation d’emploi dans la durée. Cela peut inclure le renouvellement du contrat, l’ajustement du salaire, les changements d’avantages, la documentation liée à la performance, la démission, l’accompagnement d’une rupture de contrat ou la préparation d’une transition si l’entreprise étrangère crée ensuite sa propre entité au Vietnam.
Un bon processus ne doit pas ressembler à un montage opaque. Il doit rendre la relation d’emploi plus claire. Le salarié sait qui l’emploie légalement. L’entreprise étrangère comprend comment les coûts et la conformité sont traités. Toutes les parties savent ce qui se passera si le poste ou l’activité se développe.
Une solution RH pratique pour entrer sur le marché vietnamien
Les entreprises étrangères envisagent généralement ce type de solution de portage salarial lorsqu’il existe un écart entre l’opportunité business et leur niveau de préparation juridique.
Elles veulent avancer, mais ne sont pas encore prêtes à mettre en place toute la structure.
Cette situation est fréquente au Vietnam.
Une entreprise peut avoir des échanges prometteurs avec des distributeurs, sans personne sur place pour assurer le suivi. Une équipe achats peut identifier des fournisseurs potentiels, sans personne pour visiter les usines ou vérifier l’avancement. Un fondateur peut vouloir valider le marché, mais les déplacements ponctuels tous les quelques mois ne suffisent pas. Un bureau régional peut considérer le Vietnam comme une priorité, alors que la maison mère n’a pas encore validé la création d’une filiale.
Dans ces situations, recruter une seule personne peut faire une différence importante.
Un salarié local peut ainsi travailler légalement sur le sol vietnamien: rencontrer des partenaires, coordonner des agendas, traduire les signaux du marché, visiter des sites, gérer des documents et maintenir la dynamique. Pour de nombreuses entreprises étrangères, le premier recrutement local n’est pas seulement une décision RH. C’est souvent la personne qui transforme l’intérêt pour le Vietnam en actions concrètes.
Le problème est que recruter cette personne peut être plus complexe que prévu.
Certaines entreprises essaient d’abord de rémunérer la personne depuis l’étranger. D’autres la qualifient de freelance. Certaines demandent à un partenaire local ou à un distributeur de « porter » l’employé de manière informelle.
Ces arrangements peuvent sembler pratiques au début, mais ils deviennent problématiques lorsque le poste s’inscrit dans la durée, que la charge de travail augmente ou que la personne commence à représenter l’entreprise auprès de clients, de fournisseurs ou d’autorités.
Une structure de recrutement offrant une approche de portage salarial permet de résoudre ce problème de démarrage de manière plus organisée.
Le premier avantage est la rapidité. Plutôt que d’attendre la création d’une entité avant de recruter, l’entreprise peut mettre quelqu’un sur le terrain plus tôt. C’est utile lorsque le timing du marché compte et que les opportunités nécessitent un suivi local.
Le deuxième avantage est la simplicité. L’entreprise étrangère n’a pas besoin de gérer immédiatement tous les processus d’emploi locaux par elle-même. La paie, la documentation de travail, les obligations légales et l’administration RH peuvent être traitées par un partenaire local.
Le troisième avantage est un engagement initial plus limité. Créer et maintenir une entité locale a du sens lorsque l’entreprise dispose d’un plan de long terme clair. Mais pour une entreprise qui teste encore le Vietnam, la priorité peut être d’apprendre le marché, de valider des partenaires et de comprendre si l’opportunité est réelle.
Le quatrième avantage est la conformité. Une structure d’emploi formelle est généralement plus sûre que des arrangements informels avec des prestataires indépendants lorsque la personne travaille dans les faits comme un salarié local. Elle permet de réduire le risque de recruter quelqu’un dans un cadre qui ne correspond pas à la réalité du poste.
Mais ce modèle de portage salarial ne se limite pas à réduire la charge administrative. Pour les entreprises étrangères qui entrent au Vietnam, il sert aussi à réduire l’incertitude.
Le Vietnam peut être un marché prometteur, mais les premières étapes dépendent souvent d’une présence locale. Sans personne sur le terrain, de petits sujets peuvent vite devenir des retards. Les réunions sont manquées. Les documents sont mal compris. Les fournisseurs ne sont pas relancés. Les prospects perdent de l’intérêt. Les équipes internes perdent en visibilité.
Une solution RH locale aide les entreprises à agir plus tôt, tout en gardant une structure maîtrisable.
Recruter via un partenaire d’emploi local ou créer une entité au Vietnam
Recruter via un partenaire d’emploi local (donc passer par une solution de type portage salarial) et créer une entité au Vietnam ne sont pas deux versions d’une même solution. Ces options répondent à des objectifs différents.
Une structure d’emploi locale est généralement adaptée lorsqu’une entreprise se trouve encore dans une phase initiale d’entrée sur le marché vietnamien. Elle peut avoir besoin d’un ou de quelques salariés, sans nécessiter encore une présence juridique complète. Cela peut couvrir la recherche de marché, le développement commercial, la coordination fournisseurs, le support projet ou la représentation locale.
Une entité locale est plus adaptée lorsque l’entreprise souhaite opérer directement au Vietnam. Cela peut inclure la signature de contrats locaux, l’émission de factures, le recrutement d’une équipe plus large, la location de bureaux, la gestion de revenus locaux, la mise en place d’une présence commerciale permanente ou l’exercice d’activités réglementées.
La différence n’est pas seulement administrative. Elle est stratégique.
Si l’entreprise a seulement besoin d’une personne pour soutenir une première phase d’exploration, une structure de recrutement offrant une option de portage salarial pour un employés détaché au Vietnam est plus simple à mettre en place et s’avère donc la solution de praticité. Si l’entreprise veut construire une base opérationnelle de long terme, la création d’une entité peut devenir nécessaire.
Par exemple, une entreprise qui entre au Vietnam pour explorer des distributeurs peut commencer par recruter via un partenaire d’emploi local. Le premier recrutement local peut soutenir la cartographie des partenaires, la coordination des réunions et le suivi. Après six à douze mois, si l’entreprise décide que le Vietnam est un marché prioritaire, elle peut alors envisager de créer une entité juridique.
À l’inverse, une entreprise qui dispose déjà de contrats confirmés, d’un plan de revenus locaux et d’une feuille de route de recrutement plus large n’a pas nécessairement besoin de commencer par ce modèle. Dans ce cas, créer une entité dès le départ peut être plus approprié.
La même logique s’applique aux activités de production et de sourcing.
Si une entreprise étrangère a seulement besoin d’un coordinateur pour soutenir les échanges avec les fournisseurs et les visites d’usine, une structure d’emploi locale peut suffire au démarrage. Mais si elle souhaite créer un bureau de production local, piloter une équipe, contracter directement avec des fournisseurs ou contrôler des opérations sur le long terme, une structure plus solide peut être nécessaire.
Le principal risque consiste à utiliser une structure temporaire sans savoir à quel moment elle doit prendre fin.
Ce type de solution fonctionne mieux comme une passerelle. Il donne aux entreprises le temps d’apprendre, de tester et de se préparer. Mais si l’activité se développe, que l’équipe s’agrandit et que l’entreprise devient plus active au Vietnam, la structure doit être réévaluée.
Une bonne décision doit répondre clairement à trois questions :
- Que fait réellement le salarié au Vietnam ?
- Combien de temps l’entreprise prévoit-elle d’utiliser cette structure ?
- À quel moment doit-elle passer à une entité locale ?
Sans ces réponses, une solution pratique à court terme peut rester en place trop longtemps et devenir plus difficile à piloter par la suite.
Coût d’une structure d’emploi locale au Vietnam
Le coût d’une structure d’emploi locale au Vietnam dépend du salaire du salarié, du poste, des avantages, de la nationalité, du type de contrat et du périmètre de service fourni.
La plupart des entreprises doivent analyser ce coût en deux parties :
- La première correspond au coût lié au salarié. Elle inclut le salaire, les cotisations et charges côté employeur, les avantages, les congés, les primes si elles sont prévues, ainsi que les éventuelles indemnités incluses dans le package de rémunération.
- La seconde correspond aux frais de service. Il s’agit du montant facturé par le prestataire pour agir comme employeur légal, traiter la paie, préparer les documents d’emploi, assurer l’administration RH et accompagner la conformité.
Pour une entreprise qui recrute seulement une ou deux personnes, ce modèle peut être plus économique que la création immédiate d’une entité locale. Il évite de mettre en place une structure complète avant que le business case soit validé.
Cependant, il n’est pas toujours moins coûteux sur le long terme.
À mesure que l’équipe grandit, les frais de service mensuels par salarié peuvent devenir significatifs. À ce stade, l’entreprise doit comparer le coût du maintien de ce dispositif avec celui de la création et de la gestion de sa propre entité.
C’est ici que de nombreuses entreprises étrangères font un mauvais calcul. Elles comparent uniquement le coût direct, mais oublient d’intégrer le risque, le timing, la capacité interne et la complexité de pilotage.
Une structure peu coûteuse qui crée de la confusion n’est pas réellement économique. Une structure plus chère, mais qui permet à l’entreprise d’avancer de manière sécurisée, peut être plus efficace.
La bonne question n’est donc pas simplement : « Combien coûte le recrutement d’une personne au Vietnam ? »
La question la plus pertinente est : « Quelle structure nous donne le bon niveau de rapidité, de contrôle, de conformité et de flexibilité à ce stade ? »
Critères clés pour choisir un partenaire d’emploi fiable au Vietnam
Le choix d’un partenaire d’emploi local ne doit pas reposer uniquement sur le prix.
Le prestataire interviendra sur les contrats de travail, la paie, la documentation RH locale, les obligations légales, l’intégration du salarié et parfois la coordination des permis de travail. Si ces sujets sont mal traités, l’entreprise peut rencontrer des problèmes à la fois avec le salarié et dans ses opérations locales.
Un partenaire fiable doit être clair sur l’identité de l’employeur légal, la structure du contrat de travail, le mode de paiement du salaire, le reporting de la paie et la manière dont une rupture de contrat serait traitée si nécessaire.
La transparence est essentielle.
Les entreprises étrangères doivent pouvoir comprendre le détail complet des coûts, incluant le salaire, les cotisations employeur, les avantages, les taxes, les frais de service et les éventuels coûts d’accompagnement supplémentaires. Une tarification peu claire peut sembler attractive au départ, mais créer des frustrations par la suite.
La compréhension locale compte également.
Le Vietnam n’est pas seulement une destination de paie. Les attentes en matière d’emploi, les habitudes de communication, la culture de travail, les jours fériés, la planification des congés et la documentation locale influencent tous le fonctionnement d’une équipe. Un prestataire qui se limite à traiter la paie peut ne pas suffire pour une entreprise qui entre sur le marché pour la première fois.
Le meilleur partenaire RH doit aider l’entreprise à raisonner au-delà du premier contrat de travail.
Il doit l’aider à répondre à des questions comme :
- Cette structure est-elle adaptée au poste ?
- La personne doit-elle être salariée ou travailler comme prestataire indépendant ?
- Que se passe-t-il si nous recrutons davantage de personnes plus tard ?
- Quand devons-nous envisager une entité locale ?
- Comment piloter cette personne depuis l’étranger sans perdre en contrôle ?
Pour les entreprises étrangères, cet accompagnement est souvent plus précieux que le service administratif lui-même.
Un bon partenaire ne se contente pas de traiter les salaires. Il aide l’entreprise à comprendre la structure derrière le recrutement et à préparer les étapes suivantes.
Conclusion
Recruter au Vietnam avant de créer une entité locale peut être pratique, mais cela nécessite une structure adaptée.
Pour un premier commercial, un coordinateur sourcing, un chef de projet ou un représentant local, une structure existante d’emploi locale offrant un service de type portage salarial (EOR) peut aider les entreprises étrangères à avancer plus vite, à employer de manière plus formelle et à réduire les frictions au démarrage lors de leur entrée sur le marché.
Mais ce modèle ne doit pas être traité comme un raccourci ou comme une réponse permanente adaptée à toutes les entreprises. Il fonctionne mieux lorsqu’il s’inscrit dans un plan clair d’entrée sur le marché.
Pour certaines entreprises, il s’agit du bon premier pas. Pour d’autres, la création d’une société peut être plus adaptée dès le départ. Et pour les équipes en croissance, la structure devra peut-être évoluer vers une présence plus permanente au Vietnam.
MTA accompagne les entreprises étrangères dans l’évaluation de la bonne structure d’emploi pour leurs projets au Vietnam, du premier recrutement local jusqu’à l’exécution plus large de leur entrée sur le marché. Cela peut inclure le recrutement de candidats, la mise en place d’un portage salarial, l’accompagnement du recrutement local sur la formation, une coordination clef en main pour la paie et RH, ou la préparation de la transition vers une présence de long terme au Vietnam.
L’objectif n’est pas seulement de recruter quelqu’un au Vietnam. L’objectif est de mettre en place la bonne structure derrière ce recrutement, afin que l’entreprise puisse entrer sur le marché avec clarté, contrôle et confiance.