La traduction notariale et certifiée est pratiquement obligatoire pour l’intégration internationale de toute personne voyageant à l’étranger. C’est une tendance courante chez ceux qui s’installent dans un autre pays pour le travail, les études, ou simplement pour s’y établir. De même, ceux qui font des affaires avec des partenaires étrangers entrent dans cette catégorie. Certains des documents qui font l’objet d’une traduction certifiée notariée sont d’une grande importance pour la personne à qui ils appartiennent.
Selon la destination de votre voyage, vos documents sont susceptibles d’être traduits en français, anglais, russe, allemand ou dans toute autre langue internationale. Il en va de même pour les particuliers et les organisations qui se rendent au Vietnam. Lisez la suite pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez procéder à la notarisation et à la traduction de vos documents au Vietnam.
En quoi consiste le secteur notarial au Vietnam ?
Le secteur du notariat et de la traduction au Vietnam n’est pas différent de ceux d’autres pays. Ce secteur trouve son origine dans le système notarial français où un agent offre une large gamme de services tels que :
- être le témoin clé de la signature de tout document ;
- faciliter les paiements aux bénéficiaires d’une succession ;
- transférer le capital d’une entreprise.
Cependant, un grand nombre de notaires au Vietnam sont en mesure de ne fournir que des services de traduction, et ne sont pas autorisés à authentifier les documents. Alors, qui doit se charger de cette tâche importante ? La réponse réside dans la recherche d’une société de traduction.
Dans ce cas, vous devrez peut-être vous adresser au bureau du ministère de la Justice (DOJ) d’un district donné pour obtenir des services de notarisation. D’autre part, vous pouvez vous adresser à un cabinet d’avocats de confiance pour faire traduire vos documents juridiques.
Si vos documents sont entièrement vietnamiens, vous pouvez les apporter au Comité populaire pour une traduction notariée et certifiée. S’il s’agit de documents en langue étrangère, il faudrait vous adresser au comité populaire du district pour un service similaire.
Qu’est-ce qu’une traduction certifiée ?
Au Vietnam, certains documents importants doivent être traduits de leur langue d’origine en langue vietnamienne. La traduction est généralement effectuée par un traducteur agréé. En effet, tous les traducteurs n’ont pas la capacité de certifier un document traduit. C’est pourquoi chaque traduction doit être accompagnée d’un cachet public rotatif pour être acceptée.
Traduction notariée au Vietnam
Il existe de nombreux prestataires de services de traduction notariée au Vietnam. La plupart de ces services sont proposés par les autorités judiciaires compétentes dans les grandes villes du pays. La traduction se fait généralement d’une langue étrangère, comme l’anglais, vers le vietnamien. En fait, la traduction notariée est largement et légalement acceptée dans tout le pays. C’est l’une des principales exigences dans toutes les ambassades lorsque vous cherchez à obtenir un VISA.
La traduction notariée implique la traduction et l’authentification des documents traduits auprès des autorités juridiques compétentes. Il peut s’agir de l’office notarial ou du ministère de la Justice.
Le processus de notarisation consiste à effectuer des tâches de traduction ou à convertir des informations de la langue source vers une autre langue (également appelée langue cible). Après la traduction, le document est signé par les traducteurs eux-mêmes et par les notaires. Ensuite, le sceau officiel est apposé sur le document traduit. Ce sceau confirme l’exactitude du contenu traduit. Il certifie également l’aspect juridique des documents traduits.
La traduction notariale et certifiée est-elle conforme à la loi au Vietnam ?
En tant que processus légal au Vietnam, la traduction notariée est conforme à la loi publique sur les notaires de 2014 en vertu des dispositions de l’article 61 qui est entré en vigueur le 1er janvier 2015.
Ces dispositions stipulent ce qui suit :
- Traduction – L’ensemble du processus de réalisation de la traduction de documents du vietnamien vers une autre langue (en l’occurrence une langue étrangère) ou vice versa à des fins de notarisation sera pris en charge par des traducteurs. Les traducteurs doivent être collaborateurs certifiés ou membres des organisations de pratique de la notarisation au Vietnam. Ils doivent également être diplômés d’universités proposant des langues étrangères. Sinon, ils doivent être diplômés de n’importe quelle université maîtrisant une ou plusieurs langues étrangères.
- Examen et signature/estampillage des documents – Chaque notaire traitera les documents, papiers ou certificats originaux qui doivent être traduits. Il les examinera minutieusement avant de les remettre aux traducteurs agréés pour la traduction des documents. Une fois effectuée la traduction de ces mêmes documents, les traducteurs signent chaque page du document traduit avant de le remettre à un notaire. Celui-ci rédigera et imprimera le témoignage avant de signer chaque page des documents traduits. Toutes les pages des traductions seront estampillées du terme “Traduction” dans le coin supérieur droit (dans la zone vide). Plus important encore, toutes les traductions seront accompagnées d’une copie des documents originaux et porteront un tampon sur les bords adjacents des pages.
- Fournir des détails précis – Le témoignage des notaires, sur les traductions notariées, doit indiquer clairement et précisément les éléments suivants :
- Le lieu et l’heure de la notarisation ;
- Le nom de chaque notaire ;
- Le nom de l’organisation de la pratique de la notarisation ;
- Les signatures authentifiées des traducteurs de chaque document ;
- La confirmation du contenu traduit par rapport à l’éthique sociale et à la loi ;
- La signature de chaque notaire ;
- Le sceau officiel de l’organisation de l’étude de notarisation.
Avant tout, chaque traducteur devra posséder une solide maîtrise et connaissance de la langue pour pouvoir traduire avec précision le contenu d’un document donné. En outre, doit être prêt à se conformer à la loi de la République socialiste du Vietnam.
Comment doit apparaître la traduction notariée ?
Une fois vos documents traduits, ils doivent porter la signature du traducteur pour être considérés comme valides. Cette signature doit être enregistrée au bureau de la justice au Vietnam. À cet égard, le traducteur doit confirmer la véracité des documents traduits.
Il doit également s’assurer que la traduction de ces mêmes documents doit correspondre aux extraits des copies originales. Plus important encore, ces documents doivent porter le sceau du bureau de la justice. Sans oublier un numéro de certification spécifique incluant la date.
Quels types de documents doivent être notariés et traduits au Vietnam ?
Il s’agit de documents qui nécessitent un haut degré de légitimité, en particulier lorsqu’on travaille au sein des ambassades ou divers organismes d’état. Par ailleurs, ces documents peuvent nécessiter une traduction certifiée pour les raisons suivantes :
- L’enregistrement d’une entreprise au Vietnam ;
- L’enregistrement d’un mariage ;
- Une demande de visa pour rendre visite à quelqu’un ou étudier à l’étranger.
Chaque document doit être traduit et notarié par un organisme compétent afin d’obtenir une légalité totale pendant le séjour au Vietnam.
La plupart des documents nécessitant une traduction certifiée sont assez diversifiés puisqu’ils servent à des fins différentes.
On peut noter entre autres :
- Livret de famille ;
- Dossier médical ;
- Passeport ;
- Relevé de notes ;
- Bulletin scolaire ;
- Permis de construire ;
- Certificat de langue étrangère ;
- Formulaire de déclaration fiscale ;
- Certificat de mariage ou certificat de divorce ;
- Curriculum vitae ;
- Permis de conduire ;
- Contrat économique ;
- Casier judiciaire ;
- Livret d’assurance sociale ;
- Carnet d’assurance maladie ;
- Carte d’identité ;
- Permis d’exploitation ;
- Acte de naissance ;
- Contrat de travail ;
- Diplôme de fin d’études ;
- Certificat de droit d’utilisation du sol.
Pour que les documents susmentionnés puissent être notariés et traduits, ils doivent être présentées dans leur forme originale.
Qu’en est-il des services de traduction au Vietnam ?
Au Vietnam, les services de traduction sont nombreux. Les prestataires de services peuvent traduire une langue étrangère en vietnamien ou vice versa, ou d’une langue étrangère à une autre, selon la préférence du client. En outre, les structures de paiement varient considérablement pour répondre aux besoins d’un large éventail de clients. Elles vont du tarif à la page au tarif horaire et sont toutes abordables.
Si vous êtes un client à la recherche d’une traduction notariée et certifiée, vous pouvez opter pour une agence de traduction au lieu d’engager un notaire. L’agence est en mesure de faire la traduction et la notarisation de vos documents de manière précise et parfaite. Vous pouvez également préférer l’option de faire authentifier et traduire vos documents par des professionnels du ministère de la Justice à Hô Chi Minh-Ville ou dans différents districts du pays.
Quel est le coût des services de notarisation au Vietnam ?
Les prix peuvent varier d’une ville à l’autre. Par exemple, les frais à Ho Chi Minh Ville (HCMC) sont les suivants :
- Garde de testaments : VND 100 000 par ensemble ;
- Contrat de vente aux enchères de biens immobiliers : 100 000 VND par ensemble ;
- Contrats de garantie : 100 000 VND pour chaque ensemble ;
- Contrats d’autorisation : 40 000 VND par lot ;
- Annulation de transactions ou de contrats : 20 000 VND par jeu ;
- Autres types de documents : 40 000 VND par jeu ;
- Traduction de ou vers une langue étrangère : De 45 000 à 200 000 VND par page ;
- Copies de documents notariés : 5 000 VND par page, à partir de la 3e page ou plus, il faut compter au moins 3 000 VND par page.
Qui peut certifier vos documents au Vietnam ?
À ce stade, vous êtes pleinement conscient de l’importance de faire traduire et authentifier vos documents. Vous connaissez également la procédure à suivre pour rendre vos documents légaux au Vietnam. Mais qui doit les certifier ? La réponse est simple. Vos documents doivent être certifiés par une personne respectée dans votre communauté ou par un avocat professionnel. En outre, les personnes suivantes peuvent offrir des services similaires :
- Ministre ;
- Rotary ;
- Avocat.
Pour ne rencontrer aucune difficulté, assurez-vous de vérifier auprès de l’organisation ou de l’agence qui a besoin de votre copie certifiée afin de connaître leurs règles spécifiques concernant la personne qui doit certifier vos documents. Sinon, la plupart des agences de traduction et de notarisation au Vietnam seront toujours en mesure de fournir une traduction précise de vos documents.